Thông tư hướng dẫn thể thức văn bản ✅ Uy Tín
Thủ Thuật về Thông tư hướng dẫn thể thức văn bản 2022
Cao Ngọc đang tìm kiếm từ khóa Thông tư hướng dẫn thể thức văn bản được Update vào lúc : 2022-12-19 15:00:30 . Với phương châm chia sẻ Bí quyết về trong nội dung bài viết một cách Chi Tiết 2022. Nếu sau khi đọc tài liệu vẫn ko hiểu thì hoàn toàn có thể lại Comments ở cuối bài để Tác giả lý giải và hướng dẫn lại nha.Thông Báo Tin Tức & Sự Kiện Văn Bản Văn bản quy phạm pháp luật
QUY ĐỊNH MỚI VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH10/03/202010/03/2022 thnhat
Chính phủ phát hành Nghị định 30/2022/NĐ-CP về công tác thao tác văn thư (thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP), có hiệu lực hiện hành thi hành từ ngày 05/3/2022.
Theo đó, quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
Thể thức văn bản là tập hợp những thành phần cấu thành văn bản, gồm có những thành phần chính áp dụng đối với tất cả nhiều chủng loại văn bản và những thành phần tương hỗ update trong những trường hợp rõ ràng hoặc đối với một số trong những loại văn bản nhất định.
– Thể thức văn bản hành chính gồm có những thành phần chính:
+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
+ Tên cơ quan, tổ chức phát hành văn bản.
+ Số, ký hiệu của văn bản.
+ Địa danh và thời gian phát hành văn bản.
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
+ Nội dung văn bản.
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người dân có thẩm quyền.
+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
+ Nơi nhận.
Ngoài những thành phần nêu trên, văn bản hoàn toàn có thể tương hỗ update những thành phần khác ví như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, những hướng dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (trước đây có thêm số Telex).
Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I.
– Kỹ thuật trình bày văn bản gồm có:
+ Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày những thành phần thể thức, số trang văn bản.
+ Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I.
+ Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II.
+ Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III.
Như vậy, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được hướng dẫn rõ ràng tại Nghị định 30/2022/NĐ-CP, thay vì được hướng dẫn tại những thông tư như trước đây.
Khoảng cách 20-25mm ở phép phải và những khoảng chừng cách ở mép trái, mép trên, dưới tùy thuộc vào từng nội dung văn bản mà ta hoàn toàn có thể chọn 20 hay 21 hay 25 mm ở mép phải)
Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
- Văn bản hành chính hết hiệu lực hiện hành lúc nào?
5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định rõ ràng cho từng yếu tố thể thức.
6. Vị trí trình bày những thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.
7. Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất (Trước đây theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì trình bày ở góc phải, lề dưới).
(Tổng hợp những điểm mới của Nghị định 30/2022/NĐ-CP về công tác thao tác văn thư)
II. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH
1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ
a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.
b) Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; vần âm đầu của những cụm từ được viết hoa, Một trong những cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
Xem video hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tiên tiến nhất
c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.
2. Tên cơ quan, tổ chức phát hành văn bản
a) Tên cơ quan, tổ chức phát hành văn bản là tên gọi chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức vụ nhà nước của người dân có thẩm quyên phát hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức phát hành văn bản bao gôm tên của cơ quan, tô chức phát hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(Xem quy định về viết hoa trong văn bản hành chính)
Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức phát hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.
b) Tên cơ quan, tổ chức phát hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, tổ chức phát hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức phát hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài hoàn toàn có thể trình bày thành nhiều dòng.
c) Tên cơ quan, tổ chức phát hành văn bản được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.
(Tải Bộ thắc mắc trắc nghiệm tìm hiểu Nghị định 30 về công tác thao tác văn thư)
3. Số, ký hiệu của văn bản
a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Trường hợp những Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan phát hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản thì phải lấy khối mạng lưới hệ thống số riêng.
b) Ký hiệu của văn bản
Ký hiệu của văn bản gồm có chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức vụ nhà nước có thẩm quyền phát hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu gồm có chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức vụ nhà nước phát hành công văn và chữ viết tắt tên đom vị soạn thảo hoặc nghành được xử lý và xử lý.
(Tải slide tuyên truyền Nghị định 30/2022/NĐ-CP về công tác thao tác văn thư)
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và những đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc nghành do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định rõ ràng, bảo vệ ngắn gọn, dễ hiểu.
c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức phát hành văn bản. Từ “Sô” được trình bày băng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiêu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi
thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày băng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa sô và ký hiệu văn bản có dâu gạch chéo (/), Một trong những nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không
cách chữ.
d) Sổ, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.
4. Địa danh và thời gian phát hành văn bản
a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương phát hành là tên gọi gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan
phát hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương phát hành là tên gọi gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan phát hành văn bản đóng trụ sở.
Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
Địa danh ghi trên văn bản của những đơn vị, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định rõ ràng của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
b) Thời gian phát hành văn bản
Thời gian phát hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được phát hành. Thời gian phát hành văn bản phải được viết đầy đủ; những số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
c) Địa danh và thời gian phát hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phan I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; những vần âm đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
a) Tên loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung đa phần của văn bản.
b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5 a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới
trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
6. Nội dung văn bản
a) Căn cứ phát hành văn bản
Căn cứ phát hành văn bản gồm có văn bản quy định thẩm quyền, hiệu suất cao, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức phát hành văn bản và những văn bản quy
định nội dung, cơ sở để phát hành văn bản. Căn cứ phát hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan phát hành, ngày tháng năm phát hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan phát hành).
Căn cứ phát hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi địa thế căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng ở đầu cuối kết thúc bằng dấu chấm (.).
b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian phát hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong mỗi lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
c) Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản hoàn toàn có thể có phần địa thế căn cứ pháp lý để phát hành, phần mở đầu và hoàn toàn có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân phân thành những phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
d) Đối với những hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiêu chữ đứng, đậm. Sô thứ tự của phân, chương dùng chữ sô La Mã. Tiêu đê của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự những khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Neu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Thứ tự những điểm trong mỗi khoản dùng những vần âm tiếng Việt theo thứ tự bảng vần âm tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hòặc 1,27 cm; khoảng chừng cách Một trong những đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng chừng cách Một trong những dòng tối thiểu là loại đơn, tối đa là một trong,5 lines.
g) Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này.
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người dân có thẩm quyền
a) Chữ ký của người dân có thẩm quyền là chữ ký của người dân có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người dân có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
Trường họp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q..” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tăt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đâu. Trường hợp câp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng (Quy định này nghĩa là cấp phó giao phụ trách khi ký vẫn ghi KT. TRƯỞNG PHÒNG, PHÓ TRƯỞNG PHÒNG, không ghi Phó phòng phụ trách như một số trong những đơn vị đã ký như thời gian qua).
Cấp phó phụ trách ký ghi thế nào cho đúngTrường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TƯQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
c) Chức vụ, chức vụ và họ tên của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định (Ví dụ như chức Hàm vụ trưởng).
Chức danh ghi trên văn bản do những tổ chức tư vấn phát hành là chức vụ lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức vụ của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Chức vụ (chức vụ) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước phát hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức vụ) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác thao tác ở phía trên họ tên người ký.
Họ và tên người ký văn bản gồm có họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và những thương hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của những đơn vị vũ trang nhân dân, những tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, nghành quy định.
d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người dân có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người dân có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
đ) Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a Mục IV Phan I Phụ lục này; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phan I Phụ lục này, phía trên họ tên của người ký văn bản; những chữ viết tắt quyền hạn như: “T M ”, “Q. ”, “KT ”, “TL ”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Chữ ký của người dân có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục này.
Họ và tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.
8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tô chức phát hành văn bản trên văn bản, red color, kích thước băng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng chừng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người dân có thẩm quyền về bên trái.
b) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký
số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bảnkèm theo.
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
tin tức: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
c) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.
9. Nơi nhận
a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi việc làm, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.
b) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên; ĐÂY là quy định mớ đối với báo cáo cấp dưới gửi cấp trên phải có từ kính gửi dưới trích yếu nội dung báo cáo) và Công văn, nơi nhận gồm có:
Phần thứ nhất gồm có từ “Kính gửi”, sau đó là tên gọi những đơn vị, tổ chức hoặc đơn vị, thành viên trực tiếp xử lý và xử lý việc làm.
Phần thứ hai gồm có từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên gọi những đơn vị, tổ chức, đơn vị và thành viên có liên quan khác nhận văn bản.
c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận gồm có từ “Nơi nhận” và phần liệt kê những đơn vị, tổ chức, đơn vị và thành viên nhận văn bản.
d) Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b Mục IV Phần I Phụ lục này gồm có:
Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn): Từ “Kính gửi” và tên những đơn vị, tô chức hoặc thành viên nhận văn bản được trình bày băng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dâu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một thành viên thì từ “Kính gừi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc thành viên được trình bày trên cùng một dòng; trường họp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc thành viên trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, thành viên hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, thành viên được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng ở đầu cuối có dấu chấm (.); những gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:). Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với nhiều chủng loại văn bản): Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê những đơn vị, tổ chức, đơn vị và thành viên nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đom vị và thành viên hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng ở đầu cuối gồm có chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, ở đầu cuối là dấu chấm (.).
III. CÁC THÀNH PHÀN THẺ THỨC KHÁC
1. Phụ lục
a) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải được bố trí theo hướng dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì những Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
b) Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
c) tin tức hướng dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được phát hành gồm có: số, ký hiệu văn bản, thời gian phát hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức phát hành văn bản. tin tức hướng dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
tin tức hướng dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ ỉục (Kèm theo văn bản số ngày …. tháng ….năm ….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại những vị trí này.
d) Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục. Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, rõ ràng:
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
tin tức: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
đ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
e) Mau trình bày phụ lục văn bản thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.
2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, những hướng dẫn về phạm vi lưu hành a) Dấu chỉ độ mật Việc xác địrứi và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành. Con dấu những độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ độ mật được đóng vào ô số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi được đóng vào ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này.
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc thành viên soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tuỳ theo mức độ cần phải chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo những mức sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn.
Con dấu những mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm X 8 mm, 40 mm X 8 mm và 20 mm X 8 mm, trên đó những từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần I Phụ lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng red color tươi.
c) Các hướng dẫn về phạm vi lưu hành
Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng những hướng dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các hướng dẫn về phạm vi lưu hành trình dài bày tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
Được trình bày tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Các thành phần này được trình bày tại ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dãn hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
Trên đây là phía dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính năm 20210 theo Nghị định 30/2022/NĐ- CP về công tác thao tác văn thư thay thế cho quy định về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính phát hành tại Thông tư 01/2011/TT-BNV và Nghị định 09/2010/NĐ-CP, Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác thao tác văn thư)
Tải thêm tài liệu liên quan đến nội dung bài viết Thông tư hướng dẫn thể thức văn bản